Heterogene bedrijfsinformatie
Bij iedere organisatie bevinden zich talloze papieren en elektronische
documenten in kasten en laden, en op diskettes, harde schijven,
CD-ROM's en netwerkservers. Van een groot deel ervan weet niemand
meer precies wat het onderwerp, het doel en de status is. Het
kost dan ook veel tijd en moeite om een specifieke versie van
een document of bepaalde informatie over een onderwerp in deze
chaos terug te vinden, zeker wanneer de informatie zich in documenten
van verschillende bestandsformaten bevindt. Een bijkomend probleem
is vaak dat de documenten op uiteenlopende stijlbestanden zijn
gebaseerd en volgens de persoonlijke voorkeuren van de auteur
zijn ingedeeld en vormgegeven. Hierdoor wordt ook het hergebruik
van bestaande informatie ernstig bemoeilijkt.
Structuren voor informatieontsluiting
Efficiënte ontsluiting van bedrijfsinformatie vereist een
eenduidige en op de organisatiespecifieke informatiebehoeften
toegesneden archiefstructuur. Bovendien moeten strikte richtlijnen
voor het onderhoud van zo'n structuur voorkomen dat er (opnieuw)
wanorde kan ontstaan. Voor het snel terugvinden van informatie
in een archief met documenten van uiteenlopende bestandsformaten
biedt een browser-structuur een goede oplossing. Hiertoe dienen
de op te nemen documenten te worden omgezet in HTML-code. Overigens
kan dit grotendeels geautomatiseerd worden gerealiseerd.
Sjablonen voor standaarddocumenten
Om informatie uit bestaande documenten eenvoudig te kunnen combineren
en hergebruiken is het van belang dat de documenten op hetzelfde
stijlbestand zijn gebaseerd. Een investering in het ontwikkelen
van een dergelijke set standaarddocumenten verdient zichzelf dan
ook snel terug.
Afhankelijk van de specifieke behoeften bestaat zo'n set uit templates
voor rapporten, plannen van aanpak, offertes, documentatie, procesbeschrijvingen,
handboeken, enzovoort. Daarnaast kan een set van (deels gekoppelde)
standaardformulieren voor brieven, faxen, facturen, overeenkomsten
en declaratiestaten een groot aantal administratieve taken aanzienlijk
vereenvoudigen.
Procedures voor document management
Voor de meeste organisatie vormt het ontwikkelen en onderhouden
van documentatie en structuren voor informatieopslag en -ontsluiting
geen kernactiviteit. In de hoop kosten te kunnen besparen, kiezen
organisaties er vaak voor om deze activiteiten toch zelfstandig
uit te voeren. Werkelijke kostenefficiëntie kan echter alleen
worden bereikt wanneer ze daarbij worden ondersteund door op de
specifieke situatie afgestemde procedurebeschrijvingen. Indien
binnen de organisatie de tijd en mankracht voor het zelfstandig
ontwikkelen en onderhouden van documentatie(systemen) ontbreekt,
vormt uitbesteding van zulke activiteiten toch een beter alternatief.
Services MicroText
Regelmatig ondersteunt MicroText haar klanten bij het inrichten,
reorganiseren en onderhouden van documentatiesystemen. In dit
kader heeft MicroText archiefstructuren, standaarddocumenten,
en procedures voor document management ontwikkeld en geherstructureerd.
Daarnaast houdt MicroText zich bezig met het redigeren, uniformeren
en op eenduidige en in meerdere talen beschikbaar maken van bedrijfs-
en projectinformatie. Dankzij deze bijdragen hebben onze klanten
de efficiëntie en effectiviteit van hun interne informatievoorziening
substantieel weten te verbeteren.
Voor meer informatie neemt u contact op met
MicroText
Tenerifestraat 62
1060 TJ Amsterdam
Telefoon 020 - 693 09 01
Mobiel 06 22 66 17 62
Directeur/partner: Giesje Wouters
Directeur/partner: Flip Spiekerman
U kunt uw reactie per e-mail sturen naar microtext@xs4all.nl