Een divisie van een grote leverancier van IT-producten en -services
verzocht MicroText een elektronisch archief op te zetten, en dit
in te vullen met gebruiksklare Engels- en Nederlandstalige blokken
bedrijfsinformatie. Dit archief was bedoeld ter ondersteuning
van het ontwikkelen van de veelal zeer uitvoerige offertes van
de leverancier.
Aangezien MicroText al eerder een project inzake bedrijfsinformatie
voor deze klant had uitgevoerd, was zij betrekkelijk goed op de
hoogte met de actualiteit en vindplaatsen van de bij de klant
aanwezige informatie.
In korte tijd werd een dubbele structuur voor het tweetalige archief
opgezet. Vervolgens werd in twaalf weken de relevante bedrijfsinformatie
geactualiseerd, in logische tekstblokken opgedeeld, geredigeerd,
vertaald, naar onderwerp en bestandsformaat geordend, en in de
identieke archiefstructuren ondergebracht. Tevens stelde MicroText
onderhoudsprocedures op, zodat de klant in de toekomst zelfstandig
het archief kon onderhouden.
Het tweetalige archief bleek het samenstellen van offertes dermate
goed te ondersteunen, dat MicroText door een andere divisie van
de IT-leverancier gevraagd werd een vergelijkbaar archief voor
haar bedrijfsinformatie in te richten.
Bij een van de grootste Nederlandse banken bestond behoefte aan
hulpmiddelen ter ondersteuning van het zelfstandig ontwikkelen
en onderhouden van beheerdocumentatie en -procesbeschrijvingen.
Na het verwerven van deze opdracht heeft MicroText eerst geïnventariseerd
welke sjablonen en standaardpakketten de klant voor het ontwikkelen
van deze documenten gebruikte, in welke mate de verantwoordelijke
functionarissen deze hulpmiddelen beheersten, en welke beheerdocumenten
het meest verouderd waren.
Vervolgens optimaliseerde MicroText de document- en processjablonen,
en stelde procedures op voor het ontwikkelen en onderhouden van
de beheerdocumentatie. Hierbij werd op werkinstructieniveau rekening
gehouden met het geconstateerde pakketkennisniveau van de betrokkenen.
Met behulp van deze procedures, en onder begeleiding van MicroText,
actualiseerden de desbetreffende functionarissen aansluitend de
meest verouderde beheerdocumentatie. Aan de hand van de hierbij
gesignaleerde knelpunten perfectioneerde MicroText ten slotte
de door haar opgestelde procedures.
Tot nu toe blijkt deze klant in staat om aan de hand van de door
MicroText opgeleverde procedures geheel zelfstandig bestaande
beheerdocumenten te onderhouden, en nieuwe te ontwikkelen.
Voor meer informatie neemt u contact op met
MicroText
Tenerifestraat 62
1060 TJ Amsterdam
Telefoon 020 - 693 09 01
Mobiel 06 22 66 17 62
Directeur/partner: Giesje Wouters
Directeur/partner: Flip Spiekerman
U kunt uw reactie per e-mail sturen naar microtext@xs4all.nl